Исполнительная документация состоит из определенного перечня документов утверждённой формы (акты, журналы, списки, ведомости, схемы, протоколы).
Все акты, журналы протоколы подписываются должностными лицами (исполнитель, технический надзор, авторский надзор) организаций, принимающих непосредственное участие в процессе строительства.
Исполнительная документация отражает факт выполненных работ, а работы не всегда соответствуют рабочей документации на момент предъявления, но всегда должны соответствовать требованиям нормативной документации, чтобы можно было отредактировать рабочую и проектную документацию в соответствии с фактом.
Для того чтобы указанные изменения в проекте произошли, необходимо довести информацию до сотрудников проектного института или до авторского надзора.
Сопровождение исполнительной документации можно сравнить с дипломатическими навыками при умении держать слово.